Vocês jogam o documento numa pasta. Ele lê, entende, renomeia no padrão de vocês, arquiva no lugar certo e anota na planilha. O que ele não tiver certeza, ele separa e avisa.
Este tutorial mostra como vai funcionar e o que já foi testado com documentos reais de vocês.
Só a pasta 2. Financeiro tem 11,4 mil arquivos. Os passos 2, 3 e 4 são sempre iguais, e é isso que dá para entregar para a máquina.
Do jeito que ele chegou, com o nome que vier. Não precisa renomear, nem escolher pasta, nem saber de qual unidade é.
Inclusive foto de conta tirada pela unidade. Ele acha o vencimento, o valor, o CNPJ da unidade e quem é o fornecedor.
É a planilha de vocês que diz o nome oficial do favorecido e a descrição. O robô não inventa nome.
Vai para a pasta da unidade, do tipo, do ano e do mês. E escreve o nome do arquivo na coluna "Arquivo do boleto", na linha certa.
Some do caminho e vai para a pasta CONFERIR com o motivo escrito. Ele nunca chuta, nunca apaga e nunca sobrescreve.
Esse é um arquivo real de vocês. A palavra Insights não está escrita em lugar nenhum do boleto: ela está na coluna Descrição da planilha. É por isso que o robô olha a planilha antes de nomear.
Aqueles 47 números do boleto não são enfeite. Dentro deles estão a data de vencimento e o valor exato, por construção. O robô lê de lá, não de "achar" a data no meio da página.
E tem mais: essa mesma linha digitável já está na coluna Chave/código da planilha de vocês. É assim que o robô acha a linha exata do lançamento, sem confundir dois boletos parecidos no mesmo dia.
Os quatro que "diferem" merecem explicação, porque em nenhum deles o robô errou:
| A pessoa digitou | O robô escreveria | O que aconteceu |
|---|---|---|
| CP_ | CP_ | hífen no lugar do underscore, digitado sem querer |
| CP_ | CP_ | um "3" que entrou sobrando |
| CP_ | CP_ | o robô usa a descrição da planilha, a pessoa abreviou do jeito dela |
| CP_ | CP_ | o robô manteve o mês que está na descrição |
Ou seja: o arquivo vai ficar mais parecido consigo mesmo do que está hoje. Hoje o mesmo fornecedor aparece como EVO e Evo, com e sem acento.
O robô só arquiva quando sabe. Nestes casos ele separa o arquivo e escreve o motivo:
Foto muito escura, tremida ou cortada. A solução é tirar de novo, com a conta inteira na foto.
O documento não traz o CNPJ nem o nome da unidade em lugar nenhum.
Documento sem boleto e sem campo claro de valor.
Dois lançamentos do mesmo valor e mesmo dia. Quem decide é uma pessoa.
Uma vez por dia, de manhã, chega um e-mail com o que foi arquivado sozinho e o que está esperando vocês.
O robô renomeia e move. Uma cópia do arquivo como ele chegou fica guardada na pasta RECEBIDOS.
Se a coluna "Arquivo do boleto" já tiver algo escrito, ele não encosta.
Ele segue os documentos 00 e 01, e os códigos de unidade que vocês já usam.
| O que achamos | Por que importa |
|---|---|
| O documento "00 Padrão" diz que Iconiq é PWS, mas a planilha em uso é PWELL | o robô precisa de um código só por unidade |
| O "00 Padrão" não tem PMAR (Maraponga) nem MET (METCON), que já têm planilha | duas unidades ficaram de fora do dicionário |
| O documento "01" traz exemplos com MEI, ALD e FOR, que não existem no "00" | são exemplos antigos e confundem quem vai nomear à mão |
Enquanto isso não se decide, o robô usa os códigos das planilhas que estão em uso hoje, que é o que o arquivo real mostra.
São dois minutos, feitos por alguém com acesso ao Drive da Porão. O robô roda dentro do Drive de vocês, com o acesso de vocês.
Um e-mail do financeiro.
No começo ele mostra o nome que daria e espera a confirmação de vocês. Passadas as duas semanas, passa a arquivar sozinho.
As pastas ENTRADA, CONFERIR e RECEBIDOS já estão criadas. O teste desta apresentação foi feito com boletos e guias reais da unidade Aldeota.